RPAとは? 導入に向けておさえておくべきポイントをわかりやすく解説

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RPAは、近年急速に市場拡大しており、新規参入ベンダも増えています。
労働人口減時代に働き方改革とも呼応し、今後もさらなる拡大が見込まれている分野です。
この記事では、実例を元に、RPAの基本から、メリット、導入時の注意点をまとめました。これからRPA導入を検討される方の参考になれば幸いです。

1.RPAとは

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)の略でPCの操作手順を記憶させ、その操作を人の代わりに行うソフトウエアを指します。ロボットという言葉が入っていますが、実物のロボットではなく、PCやサーバで稼働するソフトで「デジタルレイバー(Digital Labor)」とも言われます。

RPAは操作を記憶させ、指示どおりに自動で動かすことができるので、「確実」「ミスなく」「高速」に、文句も言わず、休むことも異動することもなく作業を行ってくれます。また、RPAは手順を教えるのにプログラミングを必要としないため、専門性を有することなく、人的リソースの確保・生産性向上を見込めることが特長と言えます。
このような点から、適切な勤務時間実現のために業務の効率化を進めることを目的として国が推進する「働き方改革」とも呼応する形で近年注目を集め、導入も拡大し今後の市場拡大も見込まれています。

エクセルでマクロを作った、使ったことがある方ならRPAはイメージしやすいでしょう。
エクセルのマクロを画面上の操作録画するかのように記憶させることができ、エクセル上の簡単な操作なら高速に処理します。
マクロは繰り返し処理や条件分岐に対応するには、プログラミング知識が必要になることもありますが、RPAは、ツールの画面操作だけで処理手順を覚えさせることができるので誰でも使用することができます。ツールにより設定操作は異なるものの、繰り返しの処理や条件による分岐なども画面上の操作のみで設定できるため、ツールの操作に慣れれば簡単な業務なら、1日かからずに自動化させることができます。
「レポート作成」「データ入力・登録・チェック」といった定形業務・ルーチンワークは、深夜・早朝帯にRPAのロボット(デジタルレイバー)に処理させ、翌朝の社員の就業時には終わらせておく、といったことも可能となります。

ここまで見ると、RPAを導入すれば社内の色々なPC業務が自動化され時短が実現、ミスもなくなる、といいことずくめに見えますが、導入に際しては気をつけるべきポイントや落とし穴もいくつかあります。

2.RPA導入の注意点 ~RPAは目的でない!~

RPAを導入するきっかけは、「残業時間を減らすためにRPAを導入せよ」といったトップダウン、社内の業務改善プロジェクトからの提案、作業に追われ人手が足りない現場からの上申など、様々な形があることでしょう。

どの部門・誰が主導したにせよ、RPA導入は目的ではなく手段ですので、導入によって実現したい状態を関係各所と共有・連携することが重要です。

これはRPA導入だけに限った話ではないですが、関係者間で認識がバラバラだと、
「RPA推進はどうなっている?残業が減ってないじゃないか!」
「楽になるはずが、RPAの対応で仕事が増えてしまった!」
「私の仕事がRPAのロボットに置き換わる?私は何をすればいいの?」
と効率化のために導入したはずが、反対に社内不和につながりかねません。

RPAツールの選定プロセスも大切ですが、導入プロセス・導入後の展開・運用管理までを見据えて、検討を進めましょう。

2-1.導入前段階での注意点 ~自動化設定をするのは誰?~

RPAは、製品により操作可能なPCソフトウエアやデータは異なります。
社内環境からのみアクセス可能なシステム・データには対応していないこともあります。そのため、製品・サービス選定時は操作が可能な範囲をしっかりと確認しておきましょう。また、ツール自体でうまく扱えなくてもやりようによっては実現の手法があったりします。ベンダ側のサポートやナレッジなども併せて選定時に確認しておくと良いでしょう。トライアルもできるツールもありますので、一度触ってみてRPAによる自動化を体感すると社内での活用もイメージがつけやすくなるでしょう。

RPAの自動化の範囲がわかったら、自社でどう活用するかを考えましょう。
対象業務を洗い出しておくことで、導入効果も測りやすくなりますし、後述する体制も検討しやすくなります。
その際に、RPAの設定を誰が行うか?を検討しておかねばなりません。
RPAの導入は、派遣社員やアルバイトを迎え入れる、といった状況をイメージした方がよいかもしれません。新たに入社した派遣社員やアルバイトに業務上の作業を覚えてもらうとき、ただ来ただけで勝手に現場の業務をしてくれる、とはならないように、RPAに「教える」「確認をする」「管理する」といったことが必要です。

対象業務の自動化については、その手順・ルールなどは実務担当者が一番詳しいので、RPAの導入・展開は実務担当者の協力なしに進めることは難しいです。実務担当者にもRPA操作の教育を行い、実務担当者自身がRPA適用を行っている企業もあります。
RPA適用の実業務への観点が抜けてしまうと、担当者との連携がうまくいかなかった、となりかねません。

「導入すればOKでしょ」
「この製品なら使いやすいはず」
などと安易に考えず、「誰が設定をして」「どのように進めるか」しっかり準備しましょう。

2-2.導入初期段階 ~習熟期間・コストを勘案せよ!~

想定外の事態が発生したときの対処法もあらかじめ設定しておく

RPAは、教えたこと・決められたことを確実に行ってくれますが、決められていないことや想定していないことが起こったときは正しく動いてくれません。確実に動くがゆえの対処も必要です。
人であれば
「入力データが間違っているから担当に確認してから対応しよう」
「件数が明らかに少ないのでシステムに問い合わせよう」
などを判断しながら作業を進めますが、RPA教えたこと・決められたことのみをそのまま作業し進めてしまいます。

そのようなことが発生しないように
「このデータが5桁の数字じゃない場合は、作業を中断しなさい」
「処理データ件数が、昨日の件数と30%以上増減したら作業を中断しなさい」
「エラーが発生したらメールを出しなさい」
などの動きを細かく教えておかねばなりません。

また、手順が明確でも人の「目チェック」が入るケースなどでは、ロボットでもチェックができるようにチェック内容のルール化やフロー自体の見直しなどが必要になることもあります。このような差配は、RPAを導入推進していく中である程度は収斂していきますが、初期段階ではツール自体にも不慣れで、業務適用で起こりうるケースも想定しきれません。
その前提に立って、RPAで対応した業務を人がチェックしたり、人と並行稼働したり、ルール策定、間違って処理を進めてもリカバリーができるようにしておく、などの対処が必要です。

RPAの設定者が日常業務をやりながらこういった動きを取ると、人的負荷も高まるため、専任者や専門部署を立てたりすることも検討しておきたいところです。併せて、状況を確認しながら計画も柔軟に見直す、といったことも織り込んでおきましょう。

段階的に担わせる範囲を広げていく

習熟面についてはRPAに担わせる業務と範囲についても注意が必要です。

RPA導入する際には、早く効果・成果を出すため導入インパクトの大きな業務から対応と思われがちですが、効果の大きな業務は往々にして複雑であったり手順が多かったりします。
対象業務に10工程(手順)あったとして、その工程をすべて最初からRPA任せにしてしまうと設定自体に時間もかかり、途中で何かあった場合の対処も煩雑になりかねません。

初期段階ではちょっと軽めの簡単な業務や手順の一部だけを切り出して対応、などの小さな導入から試してみる期間を設けるのが良いでしょう。
こうしたステップを踏みながらツールの習熟度を高め、自動化の対応を収斂させておくことで、RPAを拡大させていく際に、適した業務選定や作業の分解、RPA適用前のルール整備もできるようになってきます。

2-3.本格導入・展開段階 ~運用・管理は必須!~

本格導入をしたら、まずは、稼働状況の可視化とチェックをしましょう。
管理画面で稼働ログがわかる製品もありますし、RPA側でログを出すように指示しておくこともできます。また、予定どおりに動いていない、動いたがエラーが発生していた、など不測の事態が起こった場合の対応策も確立していかねばなりません。

稼働状況の確認とともにメンテナンス体制も整えましょう。
業務システムがクラウドサービス化している昨今、クラウドサービスの管理画面が変わったり、入力・出力項目が変わったりすることは珍しくありません。RPA側でも適宜対応できねば、せっかく自動化できた業務が人手に逆戻りとなってしまいます。

個々の管理も大切ですが、ロボットが増えてきたときの全体的な管理についても検討が必要です。エクセルなどのマクロでも「野良マクロ」という言葉があるように、RPAでも「野良ロボット」という言葉が出てきています。複数のRPAによる自動化業務が管理されないまま乱立してしまい、収集がつかない、といった状況を指します。

例えば、下記のような状態です。

・Aさんが作成したロボットは、Aさんしかメンテナンスができない
・Bさんが作成したロボットが複数のシステム操作をしているようだが、具体的に何をしているかわからない
・複数の担当で同じことをやるロボットを作成し、各人が同じような修正をしている
・システムが変わり一部作業が不要となったが、不要な作業を行い続けているロボットがいる
・ロボットの作業に間違いがあるが、誰も確認していないし、気づいてもいない

このような状況に陥ってしまっては、RPA導入の効果があるどころか、ロボットの管理体制や業務を改めて見直さなければいけないといった本末転倒な状態と言えます。

ロボットを一元管理できる製品・ソリューションもあり、運用管理をアウトソースできる企業もありますが、複数のロボット管理まで見据えて導入を進めていくことが大切です。
運用管理面まで整えることができれば、ロボットの業務結果をロボットにチェックさせる、人の業務をロボットにチェックさせるなどRPAを使い倒していくことも視野に入れると良い循環が生まれることでしょう。

3.最後に

ここまでお読みになって、「RPA導入って何だか大変そう」と思った方もいらっしゃるかと思います。
しかし、これはRPAに限った話ではなく、新たな業務システムを導入する際にも程度の差はあれ起こることです。

筆者自身、自社へのRPA導入を行い、また、複数企業にRPAの導入支援をしてきました。
その経験から、「RPAでは、ここまでの対応」、「まずは、ここまで自動化して安定したら次のステップ」、「まずは、軽めの業務でイメージつかんで」といった線引きを行い、実務担当者との意思疎通・認識合わせの初動にもっとも時間がかかりました。

「それは後回しでいいからここからやってほしい」「ここまでできないと意味がない」など、コア業務の展開に際しては「稼働までにそんな時間かかるの?」と言われたこともあります。

しかし初期段階で時間と労力をかけても共通認識を持ち、一歩ずつ進められた結果、実業務への展開スピードも早く、確実に成果も出せたと思っております。
RPAは注目を集めているがゆえに、いい面ばかりがひとり歩きしてしまいがちですが、ロボット(デジタルレイバー)に確実に仕事をさせるのは人の仕事だということを忘れてはなりません。

RPA導入企業は、安定稼働後「もう人手には絶対に戻せないし、戻したくない」とお話されていました。
導入に際しては大変でもきちんと業務を教え、管理できるようにしたからこそ、その成果を得られたのだと思います。
「そんな大変なことをウチではできそうにないな」と思わず、「ウチでやるなら・・・」と一考いただき、RPA検討を進めていただければと思います。

RPA導入により効率性で成果出した先には、企業・事業の生産性を上げる新たな展開も見えてきます。
労働者人口減という今の時代に勝ち残っていくには、デジタルレイバーをいかにうまく活用できるか、ということが必要な要件になってきているのかもしれません。

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